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BAÚ DIGITAL Precisa de um programa de banco de dados? Confira oito dicas importantes para ajudá-lo na hora de escolher o que mais lhe convém. Revista PEGN – Edição 205, Fevereiro 2006 Os tradicionais arquivos de ferro estão com os dias contados e, se não sumirem completamente da sua empresa, pelo menos ocuparão bem menos espaço. Com os softwares de bancos de dados é possível administrar pelo computador informações importantes como a folha de pagamento, o cadastro de clientes e de fornecedores, as contas a pagar e a receber, o balanço e os relatórios de vendas, entre outras coisas. O software permite que você armazene, centralize e analise as informações, o que dá grande agilidade ao negócio. A apresentação dos dados na tela do micro lembra uma planilha eletrônica, porém os sistemas de gestão de banco de dados possuem características especiais para o armazenamento, classificação e recuperação dos dados. Com a ajuda do programa você pode, por exemplo, cadastrar clientes e fornecedores e, com isso, desenvolver estratégias de negócios, como descontos para revendedores ou tabelas de preços diferentes para regiões distintas. Outra facilidade: se o seu cliente estiver cadastrado no banco de dados e o programa trabalhar em sintonia como seu site, o cliente será reconhecido assim que entrar na página, e pode ser recepcionado por uma mensagem do tipo “bem-vindo, fulano”. Tudo em questão de segundos. Há no mercado inúmeras opções de programas de banco de dados. Alguns foram desenvolvidos por grandes empresas, como Microsoft ou Oracle. Outros, são baseados em plataforma de software livre e costumam ser aperfeiçoados freqüentemente por especialistas, como é o caso do Firebird e do Postgre SQL (confira o quadro na página ao lado). Em função disso, a escolha de um banco de dados exige muita pesquisa e um levantamento prévio das reais necessidades da empresa para que o programa atenda satisfatoriamente a sua rotina. A má escolha pode significar perda de dinheiro. Para evitar que isso ocorra, Alexandre Beltrão Moura, diretor de marketing da Light Infocon; Carlos H. Cantu, mantenedor do portal FireBase; Elizabeth Faria, gerente de consultoria de vendas da Oracle; Helton Falusi, proprietário da HTC, consultoria em projetos de tecnologia; e Rodney Miyakawa, diretor da Mandriva Conectiva, dão algumas dicas sobre o que fazer na hora de comprar um banco de dados. Confira. - Os programas costumam ser modulares e é preciso expandi-los para dar conta de rodar, por exemplo, um cadastro de clientes e um sistema de gestão. Por isso, tenha em mente qual será a finalidade de uso do banco de dados, o tipo de informação que deverá conter e se ele vai funcionar em rede ou em apenas um micro. Assim, será mais fácil identificar o tipo de software adequado às suas necessidades. - É importante observar qual o sistema operacional da empresa. Em geral, os programas baseados em software livre rodam em diferentes plataformas, o que os técnicos chamam de multiplataforma. Traduzindo para o português, um banco de dados multiplataforma pode ser utilizado junto a um sistema operacional que tenha características de software livre ou proprietário. Ele vai suportar os diferentes tipos de sistema operacional sem apresentar qualquer problema. - Verifique se o programa pode crescer de acordo com as necessidades de sua empresa, o que no mundo da tecnologia é chamado de escalabilidade. Em módulos, por exemplo, você pode alimentar a base de dados aos poucos, à medida do crescimento da empresa. Isso ajuda a tirar o máximo de proveito do investimento. - Certifique-se de que o banco de dados é fácil de usar, o que os técnicos chamam de interface “amigável”. É importante saber se você consegue acessar o programa com tranqüilidade e se as informações estarão disponíveis no momento em que você desejar. - Procure a base de dados que opere e suporte diferentes formatos de arquivos. Por exemplo, só guarda arquivos em extensão DOC ou somente em PDF. Como as empresas também trabalham com arquivos em diferentes formatos, o fato de o banco de dados aceitar outras extensões impede a necessidade de regravar para uma extensão predeterminada. - Se você costuma viajar com freqüência ou está sempre em visita a clientes, talvez seja o caso de escolher um banco de dados que possa ser acessado remotamente. Ao entrar em uma página restrita, você poderá enxergar seus dados via Internet com completa segurança. - Confira quais são os critérios de segurança do banco de dados. Como ele estará armazenando dados importantíssimos para sua empresa, saiba se o programa pode garantir a confidencialidade dos arquivos. Assim, somente os que terão acesso previamente definido pelo administrador do sistema poderão recuperar, ler e alterar os documentos. - Como as pequenas empresas não têm um departamento de tecnologia, é importante certificar-se de que o fornecedor do banco de dados irá garantir o suporte técnico. Muitas vezes, os fornecedores cobram um adicional para a assistência técnica. Para os sistemas desenvolvidos em software livre, é fácil encontrar comunidades na Internet dedicadas ao suporte desses bancos de dados. Geralmente, as dúvidas são respondidas em listas ou fóruns de discussão em questão de horas. Mas, para quem não quer entrar na discussão, há também consultorias especializadas para atender às necessidades das empresas. ARQUIVO INTELIGENTE – Conheça alguns programas que organizam os dados de sua empresa.
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| Light Infocon Tecnologia S/A |