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GOL DÁ ADEUS À PAPELADA Revista Info Exame - Ano 19 – nº 220 Na Companhia aérea, a celulose está se transformando em bytes Bem atrás da recepção do prédio da Gol, localizado no bairro do Aeroporto, em São Paulo, está uma salinha que passa de forma despercebida pelos visitantes da companhia aérea. Nessa sala, ficam os funcionários responsáveis pela digitalização de toda documentação que chega e sai da empresa. O scanner DR4580V, da Canon, é o portal de entrada dos documentos da Gol para o sistema de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O objetivo é tornar a empresa paperless até o fim deste ano. A implantação do sistema de GED começou há mais de dois anos e, desde então, 80% da documentação da empresa já virou bytes. A Gol optou pelo sistema GoldenDoc para o GED e pelo GoldenTrack para o workflow, ambos da empresa paraibana Light Infocon. Os primeiros dois anos do projeto ficaram focados em domar e organizar a papelada de uma forma que fizesse sentido para todos os níveis da companhia. Desde fevereiro, a equipe do CIO Wilson Maciel Ramos batalha para arredondar o workflow. Para isso, Ramos contratou duas especialistas em arquivologia. “As ferramentas de busca e os critérios de cruzamento de informações estavam equivocados. Recomeçamos essa etapa do zero este ano”, diz Ramos. A reorganização já produz resultados concretos no dia-a-dia. Hoje, todos os contratos da Gol são movimentados pela empresa de forma virtual. “Era comum ter de tirar cópia de determinados contratos e enviá-los, por motoboy, para algum gestor da Gol que estava no cliente ou no fornecedor, negociando contratos. Hoje fazemos tudo pelo sistema, economizamos horas e muita correria”, diz Carla Andréa Furtado Coelho, advogada responsável pelo departamento jurídico da Gol. Histórico de funcionários, normas e manuais da empresa, campanhas publicitárias e o acervo histórico da companhia já são acessíveis de forma totalmente digital. Junto com os documentos, é possível inserir regras de tempo para respostas. Com o banco de dados alimentado e workflow organizado, o desafio agora é cultural. “Nossa meta é fazer com que o pessoal não se apavore com as correspondências que chegam como carimbo de urgente e, com isso, queiram entregar o envelope ao destinatário”, diz Ramos. Para catequizar o pessoal no uso do GED, a Gol contratou a consultoria paulista Novo Prisma, que, em parceria com a empresa paulista KT Sistemas e Tecnologia da Informação, finalizou em junho o treinamento de 120 funcionários. Até agora, o projeto consumiu investimentos de 150 mil reais. 
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| Light Infocon Tecnologia S/A |